Metody udokumentowania nabycia pojazdu w firmie

W większości firm wykorzystywane są samochody osobowe, dlatego ważne jest by przedsiębiorcy wiedzieli jak mogą nabyć pojazd do działalności. Dowiedz się więcej na temat z poniższego artykułu przygotowanego przez specjalistów Szostek&Markwitz

Prawo i przepisy zmieniają się ciągle, dlatego stworzyliśmy poniższy artykuł, by usystematyzować informacje zakupu pojazdu w oparciu o ustawy PIT, CIT oraz ustawy o podatek od towarów i usług. Poniżej znajdują się wyszczególnione różne rodzaje udokumentowań transakcji zakupu pojazdu osobowego oraz informacje o możliwości odliczenia VAT.

Definicja samochodu osobowego w ustawie o PIT/CIT

Samochód osobowy w myśl ustawy PIT, to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Ponadto, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

W związku z tym, pojazdy powyższe kwalifikowane są jako samochodowy osobowe. Jednak, ustawa rozszerza tą definicję, poprzez wyłączenia. Samochodem osobowym w myśl ustawy nie są:

a) pojazdy samochodowe mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju – wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków)

b) pojazdy samochodowe, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy,

Udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu

Faktura VAT

Zakupu samochodu możemy dokonać na podstawie faktury VAT wystawionej przez przedsiębiorcę będącym czynnym podatnikiem VAT. W ramach tej transakcji kupujący zwolniony jest z płatności podatku PCC od wartości zakupionego auta. Dodatkowo jeśli kupujący również jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć naliczony mu podatek.

Ustawa o VAT mówi o  częściowym odliczeniu  podatku od towarów i usług w momencie kupna pojazdu. Przepis ten zawiera dwie możliwości odliczenia –  całościowe (100%) lub częściowe (50%). W celu odliczenia całej kwoty podatku VAT przy nabyciu pojazdu i od wydatków na paliwo i koszty eksploatacji tego samochodu, przedsiębiorca zobligowany jest do ustalenia rodzaju dysponowania pojazdu jako pojazdu firmowego i dopełnienia następujących formalności:

• zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego (deklaracja VAT-26);
• sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu w działalności;
• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przeciwnym wypadku, rodzaj dysponowania samochodu używanego w firmie i należącego do majątku przedsiębiorstwa określony jest jako mieszany, przedsiębiorca ma wówczas prawo do odliczenia 50% VAT od zakupu i pozostałych wydatków związanych z pojazdem.

Dla czynnych podatników VAT udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu osobowego fakturą często jest korzystniejsze, ponieważ dzięki temu mają możliwość zmniejszenia swoich zobowiązań względem urzędu skarbowego w podatku VAT.

Faktura VAT-marża

Faktura VAT-marża nie zwiera kwoty podatku VAT. Ten szczególny rodzaj faktury stosuje się w handlu towarami używanymi, co wiążę się z tym, że jest często występującym dokumentem w obiegu transakcji gospodarczych przedmiotów używanych. Ten rodzaj dokumentu wystawiany jest przez przedsiębiorców, zwłaszcza właścicieli komisów samochodowych, w którym stosuje się procedurę marży. Osoba, która sprzedaj towar odprowadza wówczas podatek od towarów i usług, ale nie wykazuje kwoty tego podatku na dokumencie . Opodatkowaniu podlega natomiast kwota marży tj. różnica pomiędzy ceną zakupu danego towaru lub usługi , a ceną sprzedaży.  Na fakturze znajduje się więc „ukryta” wartość podatku VAT. Wiążę się to z brakiem możliwości odliczenia podatku przez nabywcę.

Umowa kupna-sprzedaży

Ten rodzaj umowy stosuje się, gdy sprzedawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – albo prowadząca taką działalność, ale sprzedająca pojazd z osobistego majątku. W umowie kupna-sprzedaży nie znajdziemy wykazanego podatku od towarów i usług, co oznacza, w tym wypadku, iż umowa nie zawiera tego opodatkowania. Wiąże się to z tym, że przy nabyciu pojazdu na podstawie umowy kupna-sprzedaży przedsiębiorca nie będzie miał możliwości zmniejszenia swojego zobowiązania względem VAT. W przypadku tego typu transakcji konieczne będzie opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 2% wartości pojazdu.

Zakup auta na własność firmy jest jedną z form jakie przedsiębiorca ma do wybory w przypadku używania pojazdu w firmie. Więcej na ten temat znajdziesz w kolejnym artykule.

Jeśli powyższy artykuł nie odpowiedział na wszystkie twoje pytania. Napisz do nas! Nasi specjaliści postarają się odpowiedzieć na nurtujące Cię pytania.