Auto w firmie – rozliczenie kosztów eksploatacji

Według danych CEPiK w 2021 roku udział firm w zakupie nowych aut osobowych wyniósł aż 71,47%. Liczba aut kupionych jako samochody firmowe jest jeszcze wyższa, bo statystyka prowadzona przez CEPiK nie obejmuje spółek cywilnych oraz osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą. To pokazuje, że samochód firmowy w wielu przypadkach jest po prostu niezbędnym narzędziem pracy.

Zakup auta to dopiero początek. Ważne jest też, żeby koszty eksploatacji samochodu firmowego rozliczać zgodnie z prawem. Dzięki temu zyskasz pewność, że żaden wydatek nie zostanie zakwestionowany przez urząd skarbowy. Jak odnaleźć się w gąszczu przepisów podatkowych? Pomogą Ci w tym specjaliści z biura rachunkowego Szostek&Markwitz.

Zasady odliczania VAT od środków trwałych a zakup samochodu firmowego

Kupując środek trwały przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT. Co do zasady ma prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT-u, ale osobowy samochód firmowy stanowi wyjątek, bo nie zawsze możliwe jest pełne odliczenie podatku. Podobnie wygląda sprawa z odliczaniem VAT od wydatków na paliwo czy innych kosztów eksploatacji.

Zakup pojazdu a limit amortyzacji auta osobowego

Wysokość tego limitu została zróżnicowana ze względu na sposób napędu auta. Dla osobowych samochodów elektrycznych limit wynosi 225 000 zł, a dla pozostałych pojazdów 150 000 zł. Czy oznacza to, że przedsiębiorca nie może kupić droższego auta? Nie, ale w takim przypadku do kosztów uzyskania przychodów będzie mógł zaliczyć jedynie tą część odpisów amortyzacyjnych, która będzie liczona od kwoty równej limitowi dla danego typu auta.

Limity kosztów przy leasingu, dzierżawie lub wynajmie samochodu osobowego

Zostawiono tu pewną furtkę, która pozwala na ujęcie w kosztach opłat leasingowych za pojazd, którego wartość początkowa przewyższa określone dla danego rodzaju auta limity. Oczywiście nie jest tak, że będą to wszystkie koszty, ale ich suma będzie większa od ustalonego limitu. Jak to możliwe?

W przypadku aut spalinowych droższych niż 150 000 zł oraz elektrycznych droższych niż 225 000 zł do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć całość raty odsetkowej oraz cześć raty kapitałowej ustalonej w proporcji, w jakiej wartość limitu jest przyrównana do całkowitej wartości pojazdu.

Jeśli wartość samochodu mieści się w limitach określonych w przepisach to wszystkie opłaty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodów.

Tak wygląda prawo do odliczenia kosztów w przypadku leasingu. A co z dzierżawą lub najmem? Tutaj już nie jest tak różowo. Jeśli wartość auta przewyższa limity, to do kosztów można zaliczyć czynsz najmu lub dzierżawa jedynie w takiej proporcji, w jakiej wartość limitu dla danego auta jest przyrównana do jego całkowitej wartości.

Jak rozliczyć koszty eksploatacji samochodu firmowego?

Ustawodawca przewidział 3 formy rozliczania kosztów. To jaki procent wydatków na eksploatację auta firmowego można wrzucić w koszty zależy od sposobu, w jaki wykorzystywany jest dany pojazd. Dostępne są następujące możliwości:

• 20% kosztów – jeśli samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych,
• 75% kosztów – jeśli samochód wykorzystywany jest na potrzeby działalności oraz prywatnie,
• 100% kosztów – jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności.

Co ważne, wydatki na eksploatację auta firmowego obejmują też kwotę VAT, o ile zgodnie z przepisami nie stanowi ona podatku naliczonego, a także naliczony podatek VAT w tej części, w której podatnikowi nie przysługuje z mocy prawa obniżenie wartości lub zwrot różnicy podatku VAT.

Kiedy można odliczyć 100% VAT od samochodu firmowego?

Nie dla każdego dostępne jest odliczenie pełnej kwoty podatku od auta firmowego. Trzeba spełnić łącznie 3 warunki:

• złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-26,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
• ustalić zasady użytkowania osobowego auta firmowego.

Brak spełnienia nawet jednego z powyższych warunków będzie skutkować brakiem możliwości odliczenia pełnej kwoty podatku VAT. W takim przypadku przedsiębiorca będzie uprawniony do odliczenia jedynie 50% podatku.

Jaki jest termin na złożenie deklaracji VAT-26?

Przepisy wskazują, że datę złożenia tej deklaracji należy ustalić biorąc pod uwagę miesiąc, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z danym pojazdem. Przypada ona na 25 dzień kolejnego miesiąca, ale nie później niż w dniu, w którym jest przesyłana ewidencja JPK_V7.

Jak poradzić sobie z rozliczaniem kosztów eksploatacyjnych samochodu firmowego?

Nawet w regulaminie użytkowania samochodu firmowego kryją się pułapki. Urzędy skarbowe mogą uznać dojazd służbowym autem do pracy czy przewożenie w nim osób innych niż klientów za użytek mieszany, czyli firmowo-prywatny, który nie pozwala na odliczenie pełnej kwoty VAT.

Jak widać przepisy dotyczące odliczeń VAT oraz procentu wydatków, jakie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów są dość zagmatwane. Prawidłowe rozliczanie kosztów wymaga skrupulatności i utrzymania porządku finansowego.

Na szczęście to zadanie można zlecić wyspecjalizowanej firmie. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że odliczenie VAT jest w prawidłowej wysokości. Pomogą Ci w tym specjaliści z firmy Szostek&Markwitz, którzy dopełnią za Ciebie wszelkich formalności.